Klauzula informacyjna dotycząca ochrony danych osobowych

W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych „RODO”), informujemy o zasadach przetwarzania Pani/Pana danych osobowych oraz o przysługujących Pani/Panu prawach z tym związanych.

  1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Białymstoku, ul. gen. George’a Smitha Pattona 8, 15-688 Białystok, zwany dalej Administratorem.
  2. Kontakt z Inspektorem Danych Osobowych: iod@rops-bialystok.pl lub pisemnie na adres Administratora z dopiskiem „IOD”.
  3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są w celu:
    1. wypełniania obowiązków prawnych i zadań publicznych ciążących na Administratorze wyszczególnionych w naszym statucie, m.in. jest to realizacja zadań Samorządu Województwa Podlaskiego w zakresie polityki społecznej, a w szczególności:
      1. pomocy społecznej,
      2. profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych,
      3. narkomanii,
      4. przeciwdziałania wykluczeniu społecznemu,
      5. rehabilitacji społecznej i zawodowej osób niepełnosprawnych,
      6. przeciwdziałania przemocy,
      7. wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej;
      8. koordynowanie działań na rzecz sektora ekonomii społecznej w regionie.
        9. Dane osobowe są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c i e RODO, art. 9 ust. 2 lit. b i g RODO w zw. z przepisami:
      1. ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa,
      2. ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych,
      3. ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej,
      4. ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych,
      5. ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie,
      6. ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi,
      7. ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii,
      8. ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu przemocy w rodzinie,
      9. ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej,
      10. ustawy z dnia 13 czerwca 2003 r. o zatrudnieniu socjalnym,
      11. ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej,
      12. ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o realizowaniu usług społecznych przez centrum usług społecznych,
      13. ustawy z dnia 19 sierpnia 1994 r. o ochronie zdrowia psychicznego,
      14. ustawy z dnia 5 sierpnia 2022 r. o ekonomii społecznej,
      15. ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego
      16. innych obowiązujących w zakresie funkcjonowania Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej przepisów,
      17. postanowień naszego Statutu.
    2. Możemy przetwarzać Twoje dane również w celach związanych z realizacją umowy, zgodnie z zasadą, która stanowi, iż przetwarzanie jest zgodne z prawem, jeśli jest niezbędne w celu realizacji umowy i wiąże się z podjęciem działań także przed jej zawarciem (art. 6 ust.1 lit. b RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą);
    3. Jeżeli zwrócisz się do nas ze skargą, wnioskiem lub jakąkolwiek inną korespondencją będziemy wówczas przetwarzać Twoje dane osobowe na gruncie art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Przesłanka ta będzie miała zastosowanie także wówczas, kiedy zwrócisz się do nas z wnioskiem o dostęp do informacji publicznej;
    4. Ewentualnie będziemy przetwarzać Twoje dane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO (Twoja zgoda) – o ile o tę zgodę poprosimy (np. na publikację wizerunku);
    5. Dochodzenia/obrony przed roszczeniami, dowodowych (wykazania istnienia faktów w razie potrzeby), co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
    6. wypełniania innych obowiązków prawnych nałożonych na Administratora, m.in. związanych z rachunkowością podatkami itp. (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
    7. archiwalnych – po ustaniu celu pierwotnego, kontrolnych, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji  i zakresu działania archiwów zakładowych.
  4. W związku z przetwarzaniem danych w celach o których mowa w pkt 3 odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być:organy władzy publicznej oraz podmioty wykonujące zadania publiczne lub działające na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa;
    1. inne podmioty, które na podstawie stosownych umów podpisanych z Administratorem lub w oparciu o inny instrument prawny przetwarzają dane osobowe na zlecenie Administratora, chodzi głownie o obsługę z zakresu ochrony danych osobowych, IT, informatyczną, z zakresu niszczenia dokumentów;
    2. inni odbiorcy, którym są udostępnianie dane osobowe, np. obsługa prawna.
  5. Okres retencji, czyli jak długo będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe? Przetwarzamy dane osobowe, przez okres niezbędny wynikający z przepisów prawa oraz określony w naszych przepisach wewnętrznych (tzw. instrukcja kancelaryjna):
    • np. na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych, będziemy je przetwarzać tak długo jak będziemy do tego zobligowani przepisem prawa. Na gruncie obecnych przepisów jest to maksymalnie okres 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy;
    • jeżeli dane osobowe będą przetwarzane przez nas w celu dochodzenia roszczeń (w tym w postępowaniach windykacyjnych) będziemy je mogli przetwarzać w tym celu przez okres przedawnienia roszczeń;
    • jeżeli wyrazisz nam zgodę na przetwarzanie danych osobowych do celów np. rozpowszechniania wizerunku, wówczas będziemy je przetwarzać do czasu odwołania zgody lub do momentu realizacji celu, w którym zgoda została odebrana.
  6. W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługują Pani/Panu następujące uprawnienia:
    1. na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących, w tym prawo do uzyskania kopii danych;
    2. na podstawie art. 16 RODO prawo do żądania sprostowania (poprawienia) danych osobowych;
    3. prawo do usunięcia danych – przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 17 RODO, tj. w przypadku gdy:
      • dane nie są już niezbędne do celów, dla których były zebrane lub w inny sposób przetwarzane,
      • osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych,
      • osoba, której dane dotyczą wycofała zgodę na przetwarzanie danych osobowych, która jest podstawą przetwarzania danych i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania danych,
      • dane osobowe przetwarzane są niezgodnie z prawem,
      • dane osobowe muszą być usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisów prawa;
    4. prawo ograniczenia przetwarzania – przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 18 RODO, tj. przypadku, gdy:
      • osoba, której dane dotyczą kwestionuje prawidłowość danych osobowych,
      • przetwarzanie danych jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych, żądając w zamian ich ograniczenia,
      • Administrator nie potrzebuje już danych dla swoich celów, ale osoba, której dane dotyczą, potrzebuje ich do ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń,
      • osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych, do czasu ustalenia czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie administratora są nadrzędne wobec podstawy sprzeciwu;
    5. prawo do przenoszenia danych osobowych – przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 20 RODO, w przypadku gdy:
      • przetwarzanie danych odbywa się na podstawie umowy zawartej z osobą, której dane dotyczą lub na podstawie zgody wyrażonej przez tą osobę,
      • przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany;
      • prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania – przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 21 RODO,
    6. prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa),
    7. cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych (ale tylko w stosunku do danych osobowych które są przetwarzane na podstawie Pani/Pana zgody – ma Pan/Pani prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Wycofanie zgody może zostać dokonane w takiej samej formie, w jakiej została udzielona zgoda).
    8. Podanie danych osobowych ma charakter obowiązkowy, jeżeli podstawę przetwarzania danych osobowych stanowi przepis prawa. W pozostałym zakresie jest to dobrowolne, jednak w określnych sytuacjach konieczne do realizacji celu przetwarzania, np. w celu zawarcia umowy podanie danych jest warunkiem jej zawarcia i realizacji. Niepodanie danych może uniemożliwić realizację określonych celów np. realizacji zadań statutowych, zawarcie umowy.

Tutaj dowiesz się więcej na temat prawa do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych:

Przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia sprzeciwu, w przypadku gdy:

  • zaistnieją przyczyny związane z Pani/Pana szczególną sytuacją, w przypadku przetwarzania danych na podstawie zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej przez Administratora,
  • przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą jest dzieckiem.

 

Przejdź do treści