Instrukcja wypełniania sprawozdania częściowego lub końcowego

Instrukcja dotycząca rozliczania dotacji przyznawanych z budżetu województwa podlaskiego przez Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Białymstoku

Sprawozdanie

Rozliczenia zadania należy dokonać elektronicznie za pomocą serwisu Witkac.pl zgodnie ze wzorem z rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz.U. z 2016 poz.1300 z późn.zm) w terminie 30 dni od dnia zakończenia realizacji zadania publicznego.

Po złożeniu sprawozdania w serwisie Witkac.pl należy je wydrukować wraz z potwierdzeniem złożenia i dostarczyć do siedziby Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Białymstoku ul. Kombatantów 7, 15-110 Białystok (II piętro – pokój 116) lub przesłać pocztą na ww. adres (liczy się data stempla pocztowego), w terminie 30 dni od dnia zakończenia realizacji zadania publicznego.

Załączniki do sprawozdania

Do sprawozdania należy załączyć:

kopie dokumentów księgowych dotyczących realizacji całości zadania (m.in.: faktury VAT, faktury korygujące, rachunki, noty obciążeniowe, noty korygujące, listy płac, umowy zlecenie z rachunkami, umowy o dzieło z rachunkami, rozliczenie wyjazdów służbowych na podstawie delegacji),
dowody zapłaty (wyciąg z rachunku bankowego zleceniobiorcy potwierdzający dokonane operacje bankowe, rozliczenie pobranej zaliczki, raport kasowy, KW potwierdzające dokonanie zapłaty),
oświadczenie dotyczące wkładu osobowego w ramach zadania publicznego (wzór do pobrania),
materiały dokumentujące działania faktyczne podjęte podczas realizacji zadania (np. listy uczestników projektu, wydane publikacje, raporty, wyniki prowadzonych ewaluacji), jak również konieczne działania prawne (kopie umów, dowodów przeprowadzenia odpowiedniego postępowania w ramach zamówień publicznych jeżeli z umowy lub przepisów odrębnych wynika obowiązek stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych),
potwierdzenie zwrotu niewykorzystanej dotacji (jeżeli nie została wykorzystana w całości) oraz odsetek (jeśli dotyczy).

Wszystkie kopie dokumentów załączone do sprawozdania należy potwierdzić za zgodność z oryginałem przez osoby upoważnione do reprezentowania podmiotu zgodnie z wpisem w KRS lub innym dokumentem potwierdzającym status prawny oferenta i umocowanie osób go reprezentujących.

Opis dokumentów finansowych

Faktury, rachunki i inne dokumenty księgowe powinny być wystawione na Zleceniobiorcę i zawierać trwały opis zgodnie z wymogami określonymi w Ustawie o rachunkowości oraz z następującym wzorem:

„Kwota w wysokości ….zł został opłacona z dotacji Województwa Podlaskiego/środków własnych/nazwa innego źródła zgodnie z umową zawartą z Regionalnym Ośrodkiem Polityki Społecznej w Białymstoku nr….. z dnia…., pozycja kosztorysu nr…..”.

Dodatkowo każdy dokument należy opisać w następujący sposób:

„Stwierdzam zgodność merytoryczną” data i czytelny podpis osób upoważnionych,
„Sprawdzono pod względem rachunkowym i formalnym” – data i czytelny podpis osób upoważnionych,
dekret księgowy oraz numer z dziennika księgowego
informacja o stosowaniu ustawy „Prawo zamówień publicznych” (Uwaga: Jeżeli wydatek stanowi wartość do 30 000 EUR, wystarczy zapis iż „zgodnie z art. 4 pkt 8 nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. (Dz.U. z 2017 r. poz.933 z późn. zm.)”.

Brak sprawozdania

W przypadku niezłożenia sprawozdania w terminie określonym w umowie, Zleceniobiorca zostanie pisemnie wezwany do złożenia sprawozdania w terminie 7 dni od dnia otrzymania wezwania.

Niezastosowanie się do wezwania może być podstawą do natychmiastowego rozwiązania umowy oraz uznaniem dotacji za wykorzystaną niezgodnie z przeznaczeniem na zasadach o których mowa w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2016r. poz.1870 z późn.zm.)

Kontrola

Kontrola zadania publicznego może być przeprowadzona w toku realizacji zadania publicznego oraz po jego zakończeniu w ciągu 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku, w którym Zleceniobiorca realizował zadanie publiczne.

W trakcie czynności kontrolnych sprawdzane są: stopień realizacji zadania; efektywność, rzetelność i jakość wykonania zadania; prawidłowość wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania; prowadzenie dokumentacji związanej z realizowanym zadaniem.

Obowiązek zwrotu dotacji

Niewykorzystana kwota dotacji podlega zwrotowi na rachunek bankowy prowadzony w Banku Zachodnim WBK S.A. 5 Oddział w Białymstoku o numerze: 29 1500 1344 1213 4008 1178 0000, w terminie odpowiednio: do dnia 31 stycznia następnego roku kalendarzowego lub w przypadku gdy termin wykorzystania dotacji jest krótszy niż rok budżetowy, w terminie 15 dni od dnia zakończenia realizacji zadania publicznego.

Odsetki od niewykorzystanej kwoty dotacji zwróconej po terminie podlegają zwrotowi w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych.

Kwota dotacji wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem lub pobrana nienależnie lub w nadmiernej wysokości – podlega zwrotowi wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, na zasadach określonych w przepisach o finansach publicznych.

Stwierdzenie zaistnienia którejkolwiek z ww. okoliczności skutkuje przygotowaniem zawiadomienia o naruszeniu przez Zleceniobiorcę dyscypliny finansów publicznych i skierowanie go do Rzecznika dyscypliny finansów publicznych działającego przy Regionalnej Izbie Obrachunkowej (art.93 ust.1 pkt 6 i art. 94 w związku z art.4 pkt 4 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych)